1. Introduzione
PayXpert prende molto sul serio la privacy e la protezione dei dati. Abbiamo redatto la presente Informativa sulla privacy per spiegare come i dati personali raccolti o trattati nell’ambito delle attività di PayXpert saranno da noi protetti in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili in materia di Trattamento dei dati personali e dei dati personali sensibili.
Vi preghiamo di leggere attentamente quanto segue per comprendere la politica e gli impegni di PayXpert in merito ai vostri dati personali e alle modalità di raccolta e trattamento degli stessi. L’utilizzo di questo sito web implica l’accettazione della presente Informativa sulla privacy. Inoltre, inviando i vostri dati personali, riconoscete che PayXpert li conserverà e li utilizzerà in conformità a questa politica.
PayXpert garantisce la riservatezza e la privacy dei dati personali raccolti e trattati, avendo implementato metodi e procedure adeguate, quali misure di sicurezza per prevenire l’alterazione, la perdita, il trattamento o l’accesso non autorizzato, nonché adeguate strutture di governance e di controllo, per garantire l’integrità e la sicurezza dei dati personali, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito “GDPR”), nonché, ove applicabile, il Data Protection Act 2018, l’attuazione del GDPR nel Regno Unito, , fornendo i mezzi tecnici necessari per prevenire qualsiasi alterazione, perdita, accesso non autorizzato o uso improprio dei dati trattati.
PayXpert non risponde delle incongruenze dei dati personali quando queste derivano da un attacco o da un accesso non autorizzato ai sistemi in modo tale da non poter essere rilevato dalle misure di sicurezza in atto o quando sono dovute a una mancanza di diligenza da parte dell’utente nella custodia delle proprie password o dei propri dati personali.
In qualità di utente accetti e garantisci che i Dati Personali che ci fornisci sono veritieri, essendo l’unico responsabile per qualsiasi danno o pregiudizio, diretto o indiretto, che potrebbe essere arrecato a PayXpert in qualità di responsabile di questo sito o a terzi, a causa della compilazione dei moduli con dati falsi o provenienti da terzi che inducono in errore, inganno, danno o pregiudizio. Vi preghiamo di informarci di qualsiasi variazione che possa verificarsi nei dati forniti inviando una e-mail a externalisation@dpo-consulting.com.
2. Quali dati personali raccogliamo ?
La natura e la qualità delle Informazioni personali raccolte su di voi variano a seconda del vostro rapporto con PayXpert; le principali sono:
- Sono incluse tutte le informazioni che ci permettono di identificarvi, come il vostro nome, cognome e numero di telefono. Possiamo anche raccogliere il vostro indirizzo e-mail e il vostro indirizzo postale (in caso di pagamento, l’indirizzo postale sarà necessario per generare una fattura). In caso di abbonamento, può essere richiesta anche una prova di identità.
- si tratta di tutte le informazioni necessarie per accedere al vostro account personale, come la password e altre informazioni necessarie per l’autenticazione e l’accesso a un account. Raccogliamo anche l’indirizzo IP dell’utente a fini statistici e di manutenzione.
- corrispondono ai dati bancari, come ad esempio le coordinate bancarie (addebito diretto o addebito in conto corrente).
- (PDF, Microsoft Office, immagini) con titoli, contenuti, nomi di cartelle o informazioni relative a un documento, come commenti scritti sui documenti, avvisi e date di promemoria.
- quando si naviga sul nostro sito web, si interagisce con esso. Di conseguenza, vengono raccolte alcune informazioni sulla vostra navigazione.
- dati personali che l’utente ha accettato di condividere con noi o su social network pubblicamente accessibili e/o che possiamo raccogliere da altri database pubblicamente accessibili.
3. Perché e come raccogliamo i vostri Dati personali?
Raccogliamo i vostri Dati personali per finalità specifiche e per diversi motivi legali.
Nell’ambito dell’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, i vostri Dati sono trattati per le seguenti finalità:
- Gestione delle relazioni con i clienti
Sulla base del vostro consenso, i vostri dati sono trattati per le seguenti finalità:
- Finalità statistiche (realizzazione periodica di studi di analisi web),
- Finalità di prospezione,
- Cookie per finalità di marketing
Nell’ambito degli obblighi legali e normativi a cui PayXpert è soggetta, i vostri dati sono destinati a finalità di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
Trattiamo i vostri dati personali sulla base del legittimo interesse di PayXpert per le seguenti finalità:
- Rispondere alle vostre richieste
- Gestire i vostri conti
4. Condividiamo i vostri dati personali?
I Suoi Dati sono destinati ai dipendenti autorizzati di PayXpert incaricati della gestione ed esecuzione dei contratti e degli obblighi di legge, in conformità alle finalità della raccolta e nei limiti delle rispettive competenze.
Potranno essere trasmessi per determinati compiti connessi alle finalità, e nei limiti delle rispettive missioni e autorizzazioni, ai seguenti destinatari:
- Entità PayXpert nel contesto di un’esternalizzazione di attività a un’altra entità del Gruppo.
- Fornitori di servizi e responsabili del trattamento dei dati che utilizziamo per svolgere una serie di operazioni e compiti per nostro conto, compresi i centri di hosting dei dati; partner commerciali solo nel caso in cui abbiate espressamente acconsentito selezionando una casella di controllo sui nostri moduli di raccolta dei dati.
- Autorità pubbliche debitamente autorizzate (autorità giudiziarie, di vigilanza, ecc.), nell’ambito dei nostri obblighi legali e normativi.
- Professioni regolamentate (avvocati, ufficiali giudiziari, ecc.) che possono essere coinvolte nell’esecuzione di garanzie, recupero crediti o contenziosi.
- Banche e istituti finanziari.
Quando i vostri dati vengono forniti ai nostri fornitori di servizi ed elaboratori di dati, anche loro sono tenuti a non utilizzare i dati per scopi diversi da quelli per cui sono stati originariamente destinati. Ci impegniamo a garantire che essi mantengano la riservatezza e la sicurezza dei vostri dati.
In ogni caso, vengono forniti solo i dati necessari. Ci impegniamo a garantire la sicurezza della comunicazione o della trasmissione dei vostri dati.
Non vendiamo i vostri dati.
5. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?
Conserviamo i vostri dati personali solo per il tempo necessario ad adempiere allo scopo per cui li deteniamo e per soddisfare le vostre esigenze o i nostri obblighi legali.
La durata di conservazione varia a seconda di una serie di fattori, tra cui:
- Requisiti aziendali di PayXpert.
- Requisiti contrattuali.
- Requisiti legali.
- Raccomandazioni delle autorità di regolamentazione.
I periodi di conservazione dei vostri dati sono i seguenti:
| Scopi | Periodi di conservazione |
| Gestione delle relazioni con i clienti | Cinque anni dalla scadenza del contratto |
| Prospezione | Tre anni dall’ultimo contatto |
| Statistiche | 6 mesi |
| Dati provenienti dai cookie | Due anni |
| Finalità di contrasto al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo | Il tempo necessario per il rapporto commerciale e il periodo di conservazione previsto dalla normativa fiscale e antiriciclaggio in materia di limitazione della responsabilità. |
| Rispondere alla richiesta | Il tempo necessario per la relazione commerciale |
| Gestisci il tuo account | Un anno dalla cancellazione dell’account |
6. Esercizio dei diritti
In qualsiasi momento l’utente potrà modificare le proprie preferenze in merito alla ricezione di comunicazioni commerciali, nonché esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione e oblio, opposizione, portabilità e limitazione a, contattando PayXpert previsti dal Data Protection Act 2018 del Regno Unito, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati, nonché dal GDPR, per posta all’indirizzo:
PayXpert LTD
30 Churchill Place, Londra, Inghilterra, E14 5RE
O
PayXpert Spagna SL
Avenida Diagonal 440, 7ª planta, 08028, Barcellona, Spagna
PayXpert ha nominato un responsabile interno della protezione dei dati (DPO), che può essere contattato al seguente indirizzo e-mail per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei dati personali: externalisation@dpo-consulting.com. Accogliamo con favore tutti i commenti, le domande e le richieste relative all’utilizzo dei vostri dati o se desiderate esercitare uno dei vostri diritti.
Potete anche utilizzare i modelli e i moduli per l’esercizio di tali diritti messi a disposizione dalle autorità di controllo.
Il regolamento conferisce agli interessati diritti che possono esercitare. Pertanto, sono previsti i seguenti diritti:
- Diritto all’informazione: il diritto di avere informazioni chiare, accurate e complete sull’utilizzo dei dati personali da parte di PayXpert.
- Diritto di accesso: il diritto di ottenere una copia dei Dati Personali che il Titolare detiene sul richiedente.
- Diritto di rettifica: il diritto di far rettificare i Dati Personali se inesatti o obsoleti e/o di completarli se incompleti.
- Diritto alla cancellazione / diritto all’oblio: il diritto, a determinate condizioni, di ottenere la cancellazione o l’eliminazione dei Dati, a meno che PayXpert non abbia un interesse legittimo a conservarli.
- Diritto di opposizione: diritto di opporsi al trattamento dei Dati personali da parte di PayXpert per motivi legati alla situazione particolare del richiedente (a determinate condizioni).
- Diritto di revocare il consenso: il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento qualora il trattamento sia basato sul consenso.
- Diritto alla limitazione del Trattamento: il diritto di richiedere, a determinate condizioni, la sospensione temporanea del Trattamento dei Dati Personali.
- Diritto alla portabilità dei dati: diritto di richiedere la trasmissione dei Dati personali in un formato riutilizzabile che ne consenta l’utilizzo in un altro database.
- Diritto di impedire il processo decisionale automatizzato: il diritto del richiedente di rifiutare un processo decisionale pienamente autorizzato e/o di esercitare le garanzie aggiuntive previste a tale riguardo.
Le normative locali possono riconoscere ulteriori diritti agli interessati.
A tal fine, PayXpert ha implementato una procedura per la gestione dei diritti delle persone fisiche in conformità ai requisiti della legge applicabile. Tale procedura prevede:
- Le regole da rispettare per garantire un’informazione trasparente dell’interessato
- I requisiti legali da rispettare
- le modalità autorizzate per la richiesta di ciascun diritto, a seconda della categoria di interessati
- I processi aziendali per la gestione delle richieste in conformità ai requisiti di cui sopra.
- Le parti coinvolte in questi processi, i loro ruoli e le loro responsabilità.
Quando ci inviate una richiesta di esercizio di un diritto, vi sarà chiesto di specificare il più possibile l’ambito della richiesta, il tipo di diritto da esercitare, il Trattamento dei Dati Personali interessato e qualsiasi altra informazione utile, al fine di facilitare l’esame della vostra richiesta. Inoltre, in caso di ragionevole dubbio, vi potrà essere chiesto di dimostrare la vostra identità.
Avete anche il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo locale.
7. Misure di sicurezza applicabili al trattamento dei dati personali
- – Rischio: a seconda dei dati richiesti agli utenti e in base all’attività del Responsabile del trattamento, è stata effettuata un’analisi/valutazione dei rischi in relazione al trattamento dei dati, valutandoli, classificandoli e adottando le misure per un’adeguata protezione e sicurezza.
- – Ambito di applicazione delle misure tecniche e organizzative di sicurezza: PayXpert dichiara di applicare le misure tecniche e organizzative necessarie per un’adeguata protezione, riservatezza, integrità, resilienza e sicurezza secondo i criteri di proattività richiesti dal Data Protection Act 2018 UK e dal GDPR, sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati, alle funzioni descritte nella presente informativa.
- – Documento di Sicurezza: PayXpert dichiara di essere in possesso di un Documento di Sicurezza, conforme alla suddetta Analisi dei Rischi e ai criteri e principi del Data Protection Act 2018 UK, in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati.
- – Protocolli: PayXpert dichiara di disporre e di mantenere aggiornati una serie di protocolli e processi di lavoro in generale e, in particolare, relativi alla gestione dei Dati Personali; si impegna a diffonderli tra tutti i dipendenti, il personale e i terzi con cui opera e che hanno accesso ai dati. Allo stesso modo, PayXpert si impegna a non consentire l’accesso o il trattamento di file contenenti dati personali a personale che non abbia ricevuto una copia degli stessi.
- – Registro degli Incidenti: PayXpert dichiara di essersi dotata di un Registro degli Incidenti conforme a quanto previsto dal Documento sulla Sicurezza e ai principi di proattività del Titolare del Trattamento, che viene utilizzato dal proprio personale per segnalare qualsiasi incidente relativo alla sicurezza delle informazioni e dei dati personali, nonché qualsiasi file con trattamento di dati personali.
- – Controllo degli accessi: PayXpert dichiara di osservare le seguenti misure di controllo degli accessi:
- Mantiene un elenco aggiornato degli utenti e degli accessi autorizzati.
- Consente l’accesso solo agli utenti autorizzati in base alle funzioni assegnate a ciascuno di essi.
- Stabilisce meccanismi che impediscono l’accesso a dati o risorse con diritti diversi da quelli autorizzati.
- L’accesso è consentito solo al personale autorizzato.
- Identificazione e autenticazione: PayXpert, nell’accesso ai dati personali, adotta le seguenti misure di sicurezza relative all’identificazione e all’autenticazione degli utenti che avranno accesso a tali dati:
- L’identificazione e l’autenticazione sono personalizzate.
- Esiste una procedura di assegnazione e distribuzione delle password che impone l’uso di password forti. Le password sono memorizzate in forma non intelligibile.
- Le password sono riservate (conosciute solo dall’utente).
- Le password vengono modificate con estrema regolarità e con periodi di tempo assegnati in base ai dati che diventano disponibili con tale accesso.
- Gestione dei supporti: PayXpert ha adottato le seguenti misure di sicurezza in relazione ai supporti contenenti dati personali:
- Mantiene un inventario dei supporti.
- Dispone di un sistema di etichettatura conforme al sistema di inventario, che consente anche di identificare il tipo di informazioni contenute.
- Conserva i supporti autorizzati in un’area ad accesso limitato.
- Dispone di un regime di autorizzazione per la produzione di supporti per le sue strutture, compresa la produzione via e-mail.
- Adotta misure specifiche per garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali durante il trasporto e lo smaltimento dei supporti.
- Copie di backup: PayXpert dichiara di disporre di un sistema di backup che garantisce il recupero delle informazioni (se necessario) e che viene controllato periodicamente.
- File non automatizzati: in relazione ai documenti contenenti dati personali a cui PayXpert ha accesso, adotta le seguenti misure:
- Conservare i documenti in schedari, cassetti o armadi con un sistema che ne renda difficile l’apertura.
- Durante la revisione o il trattamento dei documenti, il responsabile deve essere diligente e salvaguardarli per impedire l’accesso non autorizzato. Solo il personale autorizzato può accedere ai documenti.
- In caso di trasferimento di documenti, vengono adottate misure di sicurezza per evitare la perdita o l’accesso di terzi ai documenti.
- Personale terzo: PayXpert ha debitamente comunicato tali obblighi al proprio personale, garantendo il rispetto della normativa applicabile. Inoltre, e in virtù del Data Protection Act 2018 UK e del GDPR, relativi alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati, tutti i responsabili del trattamento per conto della stessa hanno sottoscritto l’apposito contratto per il trattamento, dove vi è l’impegno di questi ultimi a rispettare gli stessi minimi di legge e le misure indicate dal Titolare in termini di gestione e tutela nel trattamento dei dati personali.
8. Sicurezza
I dati personali dell’utente vengono memorizzati su server sicuri, protetti contro i più comuni tipi di attacchi, situati in Francia e in Spagna.
Tuttavia, dato che non esiste una tecnologia invulnerabile, l’utente deve anche utilizzare i mezzi a sua disposizione per mantenere il livello di sicurezza dei suoi dati, utilizzando password forti, cambiando regolarmente le sue password, evitando di utilizzare le stesse password in diversi account ed evitando di scriverle su qualsiasi supporto fisico o non criptato.
PayXpert utilizza tecnologie aggiornate per la protezione dei dati e delle informazioni personali dell’utente, garantendo la massima riservatezza e l’applicazione degli strumenti tecnici di sicurezza tecnica e organizzativa delle informazioni (password, sicurezza fisica, crittografia dei dati, ecc.) che corrispondono alla normativa vigente, nonché mantenendo in ogni momento il documento di sicurezza con le misure normative stabilite.
9. Trasferimento di dati personali al di fuori del SEE
È possibile che i dati che raccogliamo quando l’utente utilizza la nostra piattaforma o i nostri servizi vengano trasferiti in altri Paesi. Ciò avviene, ad esempio, se alcuni dei nostri fornitori di servizi sono situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).
Nell’eventualità di un tale trasferimento, garantiamo che esso avverrà:
- Verso un paese che garantisca un livello di protezione adeguato, ossia un livello di protezione equivalente a quello richiesto dalla legislazione europea.
- Nell’ambito di clausole contrattuali standard.
- Nell’ambito delle norme interne dell’azienda.
10. Trasmissione di dati a terzi
PayXpert informa gli utenti che i loro dati personali non saranno trasferiti a organizzazioni o persone terze, ad eccezione del caso in cui tale trasferimento di dati sia coperto da un obbligo di legge o quando la fornitura del servizio implichi la necessità di un rapporto contrattuale con i fornitori che effettuano il trattamento. In quest’ultimo caso, il trasferimento dei dati a terzi avverrà solo quando PayXpert avrà il consenso dell’utente e manterrà con l’incaricato del trattamento un rapporto contrattuale che garantisca la riservatezza e la conformità.
Nel caso in cui PayXpert sia obbligata dalle autorità competenti, può divulgare i dati personali per rispondere a obblighi di legge, a indagini penali su una possibile attività illecita o a denunce di violazione di diritti di terzi da parte di un contenuto o per proteggere i diritti, la proprietà o la sicurezza di terzi. In questi casi, PayXpert può comunicare alle autorità competenti informazioni personali quali nome e cognome, città o provincia, codice postale, numero di telefono, indirizzo e-mail, cronologia degli utenti e indirizzo IP.
Nel caso in cui PayXpert venga trasferita, assorbita o fusa con un’altra entità, ci impegniamo ad accettare la surroga e l’impegno del nuovo soggetto gestore responsabile del trattamento dei dati personali per la continuazione della presente Informativa sulla privacy, avvertendo l’impegno che se i dati personali verranno utilizzati in modo contrario alla presente informativa, l’utente dovrà essere avvisato in anticipo. In ogni caso, e come conseguenza dell’operazione, l’utente sarà anche avvisato affinché possa rinnovare o, se del caso, revocare il consenso precedentemente concesso.
11. Divieto per gli utenti di trasferire dati da terzi
PayXpert vieta espressamente all’utente di condividere, fornire o trasferire a qualsiasi persona i dati di terzi, ottenuti in seguito al contatto, all’interazione o all’esecuzione della navigazione o della consultazione attraverso il presente sito web, a meno che non si possa accreditare l’autorizzazione espressa dell’utente i cui dati si intendono trasferire.
Ricordiamo agli utenti che quando si parla di dati si parla anche di file di immagini personali. L’immagine personale è un dato protetto dalla legge. Nessuno può utilizzarla senza il consenso esplicito della persona che vi compare.
In qualità di utente, l’utente riconosce di assumersi la propria responsabilità e di tenere indenne PayXpert da ogni possibile richiesta di risarcimento, pena, ammenda o sanzione che potrebbe essere costretta a sostenere in conseguenza dell’inosservanza da parte dell’utente dell’obbligo descritto.
Se l’utente ci fornisce i dati personali di altre persone, deve farlo con il loro consenso e dopo averli preventivamente informati dei punti contenuti nella presente Informativa sulla privacy.
12. Commenti e social network
I dati inseriti nel modulo per la formulazione di commenti su questo sito web possono essere letti da terzi, così come il nome e altri dati, una volta che un commento è stato approvato. Se si fanno commenti sul sito web di PayXpert, si assume la visualizzazione del commento e dei dati utilizzati per assegnare il commento al suo completamento.
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Per ulteriori informazioni sulle modalità di condivisione dei dati con i social network, vi consigliamo di consultare le informative sulla privacy di ciascun social network in questione, nonché di impostare responsabilmente il vostro profilo sugli account dei social network e sulle applicazioni di posta elettronica per garantire la vostra privacy e sicurezza.
Di seguito è riportato un link alla politica sulla privacy dei social network su cui abbiamo attualmente un profilo aperto:
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14. Modificazioni
PayXpert può modificare la presente Informativa sulla privacy in qualsiasi momento, ad esempio a causa di modifiche della legge applicabile, dell’esposizione al rischio di PayXpert o di cambiamenti nella strategia di protezione dei dati di PayXpert, pubblicandola su questo sito web, che includerà sempre la data dell’ultimo aggiornamento applicabile.
